Что рассматривается в ИТ-стратегии

Бюджет ИТ обычно является наиболее дискутируемой частью ИТ-стратегии. Мой опыт работы с сотней генеральных директоров говорит, что руководители компании могут тратить на ИТ существенно больше (как на 10%, так и на 100%), однако, сотрудники ИТ не могут предложить понятных и выгодных для бизнеса проектов.

То есть абсолютные затраты на ИТ обычно высоки, экономия их на 5-10% может составлять стоимость хорошей легковой машины (для средней по размеру компании и за один год. Для крупных компаний – за месяц, или даже неделю). Однако, все затраты на ИТ обычно не превышают 1-2% от оборота компании, поэтому для генерального директора есть и множество других направлений сокращения затрат.

Директора компаний, которые учатся у меня в Академии Народного Хозяйства, в качестве зачета по курсу «ИТ для бизнеса» проводят диагностику текущего состояния и планирование ИТ для своих компаний. Удивительно, но после такой работы, две трети гендиректоров приходят к выводу, что затраты на ИТ надо увеличивать.

При этом для каждого приоритета бизнеса (повышение доходов, снижение затрат, снижение рисков, рост бизнеса и т.д.) надо было определить проекты по ИТ, поддерживающие эти цели бизнеса. Почти у всех генеральных директоров получалось, что текущие проекты по ИТ слабовато поддерживают реальные цели бизнеса. Это и неудивительно, так как часто цели бизнеса или отсутствуют, или непонятны для ИТ (например, «улучшить рентабельность на 3%» или даже «Достичь целевого показателя по EBITDA»).

В ИТ-стратегии желательно рассмотреть несколько бюджетов ИТ:

Бюджет ИТ на год;
Бюджет ИТ на 2-5 лет вперед;
Бюджет отдельных проектов.

Бюджет ИТ на год

Бюджет на год вперед, по-хорошему, и должен представлять собой реальный план всех расходов на ИТ на год. Многие компании разрабатывают ИТ-стратегии, чтобы обосновать бюджет ИТ. В большинстве организаций обсуждение бюджетов на следующий год заканчивается не 31 декабря, а осенью, а то и в августе. Соответственно, и разработку ИТ-стратегии целесообразно планировать за 4, а лучше за 6 месяцев до крайнего срока согласования бюджетов.

В бюджете на год целесообразно рассмотреть расходы по ИТ на каждый месяц.

Бюджет ИТ на 2-5 лет вперед

Это, скорее, декларация о намерениях, чем реальный бюджет. План расходов на 2-5 лет нужен, чтобы согласовать с бизнес-руководством размер затрат на ИТ в целом, учтя при этом российскую и международную статистику по предприятиям вашей отрасли, а также планируемый рост бизнеса (или прогноз его отсутствия). В бюджете надо учесть наиболее крупные проекты по ИТ. Расходы целесообразно рассматривать поквартально, ну или хотя бы по годам.

Бюджет отдельных проектов по ИТ

Такие бюджеты можно рассматривать для нескольких самых крупных проектов по ИТ, особенно если эти проекты занимают более одного года. Примерами таких проектов могут быть внедрения CRM или ERP для крупных предприятий со множеством филиалов и партнеров. Также обязательно стоит разрабатывать бюджеты самых дорогих проектов, например, создания своего ЦОДа.

Бюджет ИТ на год

В бюджете ИТ на год вперед (обычно это следующий календарный год), целесообразно по месяцам расписать затраты как на проекты по ИТ (переменные затраты), так и на постоянные (операционные) расходы (зарплату сотрудников ИТ, оплату электричества, расходы на помещения и т.д.). Хотя постоянные затраты обычно больше затрат на проекты, основное время при разработке ИТ-стратегии уходит на разработку плана проектов по ИТ и его привязки к имеющимся людским и финансовым ресурсам.

Эта задача является простой, с точки зрения ее постановки, но очень непроста с точки зрения нахождения оптимальных решений для конкретной компании в конкретный период времени. Также сильна зависимость от конкретных людей, особенно ИТ-директора (который обычно разрабатывает план проектов по ИТ и ИТ-бюджет) и гендиректора (и/или финансового директора), которые утверждают ИТ-бюджет, часто не с первого раза.

Разработка и плана проектов по ИТ, и ИТ-бюджета требуют большого опыта, который может позволить сильно повысить качество и/или снизить затраты. Пример оптимизации плана проектов по ИТ, с точки зрения оптимизации под имеющиеся финансовые и человеческие ресурсы, приведен на Рис. 1:

Рис. 1 План проектов на год и требуемые ресурсы: первая прикидка

Видно, что имеющиеся ресурсы или недоиспользуются, или же их недостаточно (например, загрузка своего персонала в месяцы 4 и 5 превышает потенциально имеющиеся 100%). Работа по планированию проектов с учетом имеющихся ресурсов не является простой и требует скорее опыта, чем использования какого-то программного обеспечения.

Из программ, в которых я бы рекомендовал проводить планирование ИТ-бюджета, можно отметить:

Visio или MS Project для составления графика проектов;
Excel или любые другие электронные таблицы для оценки затрат ресурсов (надо бы загрузку всех основных групп специалистов выполнить, на Рис. 163 совсем упрощенный пример). В программах типа MS Project планировать ресурсы, в принципе, можно, но вряд ли целесообразно составить там ИТ-бюджет на год, как минимум у меня это получалось плохо.

На Рис. 2 представлен пример плана проектов, лучше оптимизированный под имеющиеся ресурсы:

Рис. 2 План проектов на год и требуемые ресурсы: вторая прикидка

Видно, что проведенной на Рис. 2 оптимизации внешних выплат и загрузки своего персонала недостаточно, но этот вариант лучше первой прикидки на Рис. 1.

В среднем, по небольшим российским предприятиям, которые я видел, выполняется только треть проектов из запланированных на следующий год. Треть проектов вообще «убивается», а треть отодвигается на неопределенный срок. Это говорит об очень высоком потенциале улучшения планирования ИТ.

Бюджет ИТ на 2-5 лет

В ИТ-бюджете на несколько лет вперед надо запланировать, сколько денег в ближайшие годы планируется потратить на:

проекты (или переменные затраты, то есть то что вы можете сдвинуть по времени или вообще отменить);
операционные затраты по ИТ (то есть то, что вы не можете не платить, например, зарплата и аренда помещений. Хотя, постепенно можно менять и эти затраты);
плановые обновления технических средств, а также и другие заранее понятные (и существенные) расходы по ИТ.

Пример итогового слайда по ИТ-бюджету на несколько лет вперед приведен на Рис. 3:

Рис. 3 Пример бюджета ИТ на несколько лет вперед

При планировании ИТ-бюджета на Рис. 3 предполагалось, что затраты на ИТ будут расти примерно вполовину от роста бизнеса. То есть, если бизнес за год планирует вырасти на 10%, то расходы на ИТ целесообразно планировать на 5% больше, чем в прошлом году.

Конечно, при планировании ИТ-бюджета может быть множество тонких моментов, в том числе связанных с тем, какой именно процент бюджета отводить на проекты, какой на текущую поддержку. В соответствии с лучшими международными практиками, считается, что если на проекты по ИТ уходит менее 20% ИТ-бюджета, то это не очень хорошо. Лучше, когда на ИТ-проекты идет 40-50% бюджета, при этом можно более гибко приспосабливать ИТ-бюджет к быстроменяющимся потребностям компании и рыночным условиям.

Бюджет отдельных проектов по ИТ

Единого понимания, что такое «бюджет проектов по ИТ» нет. Под этим могут понимать как просто сумму внешних выплат, так и десятки страниц расходов и финансового обоснования целесообразности каждого из проектов по ИТ.

Конечно, желательно по каждому из рассматриваемых проектов по ИТ иметь как Техническое задание страничек на 20-30, так и подробный бюджет. Но если проектов по ИТ не один, не два, а полсотни, а расчетов ROI, ТЭО или других финансовых обоснований проектов по ИТ в вашей компании никто пока почему-то не делал, стоит начать с постепенной оценки затрат и возможных выгод от наиболее крупных и/или важных проектов по ИТ.