Успех ИТ-проекта во многом зависит от правильно сформулированных целей, задач и результатов. Эти элементы должны быть четко определены на стадии планирования, чтобы обеспечить согласованность действий команды проекта и достижение ожидаемых результатов.
При запуске ИТ-проекта одной из первых и важнейших задач является чёткое определение того, что именно будет сделано (цели) и какой результат ожидается.
В Табл. 1 представлена структура, позволяющая формализовать и задокументировать ключевые разделы описания проекта: актуальность, цель, задачи, требования к автоматизации и интеграции с другими системами:
Табл. 1. Основные разделы описания ИТ-проектов
Раздел | Содержание |
|---|---|
1. Актуальность | Четкая формулировка проблем (проблемы) реализации бизнес-процессов (часто это отсутствие автоматизации конкретных процессов) |
2. Проблемы | Перечень проблем и причин их появления |
3. Цели | Цели должны быть сформулированы по SMART и связаны с автоматизацией какого-либо процесса, разработка предложений по совершенствованию процессов |
4. Работы (задачи) | Это конкретные работы по проекту, шаги по достижению целей |
5. Ожидаемые результаты | Что именно получит заказчик по результатам реализации проекта |
6. Требования к автоматизации | Функциональные требования: автоматизируемые процессы; |
7. С чем требуется интеграция (ПО, БД) | Информационные системы; |
Ниже представлено более подробное описание каждого раздела, перечисленного в таблице:
1. Актуальность. В этом разделе рассматривается почему проект действительно необходим. Здесь формулируются ключевые проблемы, связанные с текущими бизнес-процессами: например, отсутствие автоматизации конкретных операций, слишком долгий ручной ввод данных, высокое время выполнения и др. Важно определить, как проблема мешает эффективной деятельности компании, вызывает лишние затраты, снижает конкурентоспособность или ухудшает качество обслуживания клиентов;
2. Проблемы. В этом разделе указывается перечень конкретных проблем, возникающих в работе бизнес-процессов, а также причины их появления. Например, отсутствие единой базы данных, устаревшие методики выполнения бизнес-процессов, сложности при поиске и анализе информации. Каждая проблема должна быть описана таким образом, чтобы была понятны ее причины и последствия;
3. Цели. В разделе «Цели» формулируются главные ориентиры проекта, связанные с устранением обозначенных проблем. Рекомендуется использовать подход SMART (конкретность, измеримость, достижимость, релевантность, ограниченность во времени). Например: «Сократить на 20% время обработки заявок за счёт внедрения новой информационной системы». Цели должны чётко увязываться с планируемой автоматизацией и улучшением бизнес-процессов;
4. Работы (задачи). В этом разделе перечисляются конкретные шаги и мероприятия, выполняемые в рамках проекта. Они декомпозируются из целей и представляют собой более детализированный план действий. Например, «Провести аудит существующей системы документооборота», «Разработать техническое задание (ТЗ) на автоматизацию документооборота», «Обучить пользователей работе с новой информационной системой». В рамках этого раздела целесообразно разработать диаграмму Ганта;
5. Ожидаемые результаты. В разделе указывается, что именно будет достигнуто по итогам реализации проекта. Это могут быть конкретные модули информационной системы (например, модуль «Контроль документов», «Единая база данных по документам»), улучшение KPI (сокращение времени обработки, сокращение затрат, уменьшение числа ошибок), а также документированные инструкции и обученные пользователи. Чёткое описание итоговых результатов помогает сформировать критерии приёмки и оценки успешности проекта;
6. Требования к автоматизации. Здесь следует выделить функциональные и нефункциональные требования:
- Функциональные требования описывают какие конкретно процессы будут автоматизированы: от регистрации данных до формирования отчётности;
- Нефункциональные требования указывают на нужный уровень безопасности, доступности, надёжности, производительности и т.п. Например, «Информационная система должна быть доступна 24/7» или «Должен быть реализован доступ через Интернет».
7. С чем требуется интеграция (ПО, БД). В этом разделе описывается какие внутренние и внешние информационные системы и базы данных необходимо связать с внедряемой информационной системой. Например, интеграция с системами электронного документооборота, с системой управления договорами и т. д.
К сожалению, часто о необходимости интеграции с другими информационными системами и базами данных вспоминают, когда проект по внедрению новой информационной системы уже завершен. В таких случаях затраты могут быть в несколько раз больше, чем если бы об этом вовремя вспомнили при планировании проекта.
Основные подходы к определению целей, задач и результатов ИТ-проекта:
1. Исходя из стратегии компании. Цели ИТ-проекта должны быть согласованы с долгосрочными стратегическими целями компании. Например:
- Увеличение доходов;
- Снижение затрат;
- Улучшение управляемости компании.
2. Учет потребностей заинтересованных в проекте сторон. Анализ ожиданий и потребностей участников проекта помогает правильно сформулировать цели проекта. Вот типовые ожидания:
- Руководство компании заинтересовано в повышении прибыли и улучшении контроля;
- Бизнес-подразделения хотели бы информатизировать бизнес-процесс;
- Клиенты ожидают повышения удобства работы.
3. Ориентация на решение проблем или реализацию возможностей. Постановка целей должна основываться на анализе текущих проблем или выявленных возможностей:
- Устранение «узких мест» в бизнес-процессах;
- Реализация новых возможностей путем внедрения новых технологий (например, искусственного интеллекта).
5. Использование методик SMART и KPI. Цели и результаты ИТ-проекта должны быть:
- Конкретными (Specific): четко формулируют, что должно быть достигнуто;
- Измеримыми (Measurable): позволяют объективно оценить результат;
- Достижимыми (Achievable): реальны с учетом ресурсов компании;
- Релевантными (Relevant): соответствуют целям компании;
- Ограниченными по времени (Time-bound): имеют сроки выполнения.
Пример: «Снизить время обработки заявок на 20% за 3 месяца».
6. Учет доступных ресурсов. Ресурсы компании (финансовые, кадровые, технические) определяют реалистичность задач и результатов проекта. Для этого нужно:
- Сделать оценку допустимых затрат;
- Проверить наличие квалифицированных сотрудников;
- Определить доступность технологий.
7. Оценка рисков. Задачи и результаты должны учитывать потенциальные риски, в том числе:
- Превышение сроков;
- Превышение затрат;
- Изменение потребностей бизнеса.
Рекомендации при формулировке целей, задач и результатов
- Совместные обсуждения. Привлечение заинтересованных в проекте сторон на всех этапах, особенно при планировании проекта, помогает согласовать ожидания от проекта;
- Постоянный пересмотр. В ходе проекта могут изменяться внешние и внутренние условия, поэтому цели и задачи требуют регулярной оценки и корректировки;
- Декомпозиция задач. Разделение целей на подцели и конкретные работы облегчает контроль за выполнением;
- Фиксация результатов. Каждый ожидаемый результат должен быть четко зафиксирован для последующей оценки.
Правильное определение целей, задач и результатов позволяет повысить эффективность выполнения проекта, улучшить контроль за проектом и гарантировать, что конечный результат будет соответствует ожиданиям.