Автор: Александр Михайлов, эксперт по ИТ-стратегиям, MBA, генеральный директор компании «Консалтинг по управлению ИТ», editor@info-strategy.ru
Материал статьи подготовлен на базе имеющегося у автора этой статьи 20-летнего опыта выполнения проектов по ИТ и разработке ИТ-стратегий:
- 10 лет работы ИТ-директором;
- 15 лет проведения обучений по ИТ-стратегии;
- 17 лет консалтинга по разработке ИТ-стратегий (из них 7 лет в IBM);
- помощи в разработке более трех сотен ИТ-стратегий, выполнения сотен ИТ-проектов, проведения десятков стратегических сессий по ИТ.
Ниже представлены типичные проблемы, с которыми сталкиваются руководители и участники при управлении ИТ-проектами, а также возможные последствия этих проблем:
1. Нечетко сформулированные требования и цели проекта. Отсутствие ясных и детализированных целей проекта, размытые требования заказчика, постоянные изменения задач. Это приводит к таким последствиям, как:
- Частые изменения в проекте;
- Повышение стоимости и сроков проекта;
- Недовольство заказчика итоговым результатом.
2. Недостаточная вовлеченность и поддержка руководства. Руководство компании-заказчика недостаточно заинтересовано в проекте, формально относится к поддержке и выделению ресурсов. Возможные последствия:
- Снижение приоритетности проекта;
- Недостаток ресурсов и задержки;
- Риск закрытия проекта из-за недостатка поддержки.
3. Плохое планирование и недооценка сроков. Нереалистичные сроки, недостаточный анализ задач и ресурсов на этапе планирования. Возможные последствия:
- Задержки реализации задач и этапов проекта;
- Перегрузка проектной команды;
- Снижение качества конечного продукта.
4. Недооценка рисков и отсутствие управления ими. Риски не выявлены, либо игнорируются, отсутствует план реагирования на возможные проблемы. Возможные последствия:
- Возникновение кризисных ситуаций в ходе реализации проекта;
- Рост затрат, отклонение от первоначального графика;
- Повышение вероятности провала проекта.
5. Проблемы с коммуникациями и взаимодействием между участниками проекта. Плохое взаимодействие участников проекта, недостаток обмена информацией, конфликты в команде. Возможные последствия:
- Ошибки и несогласованность действий;
- Снижение мотивации и производительности команды;
- Потеря контроля за ходом выполнения задач.
6. Недостаточная квалификация проектной команды. Недостаток опыта у участников команды, отсутствие требуемых компетенций и знаний. Возможные последствия:
- Низкое качество выполняемых работ;
- Увеличение сроков реализации проекта;
- Необходимость привлечения внешних консультантов и рост затрат.
7. Проблемы с интеграцией и совместимостью решений. Несовместимость внедряемого решения с уже существующей инфраструктурой и другими системами компании. Возможные последствия:
- Дополнительные расходы на доработку и интеграцию;
- Срыв сроков реализации проекта;
- Снижение эффективности работы внедренного решения.
8. Недостаточное вовлечение конечных пользователей. Пользователи не участвуют в проекте, их потребности не учитываются при реализации. Возможные последствия:
- Сопротивление сотрудников внедрению новых решений;
- Низкий уровень использования внедренных решений;
- Необходимость дополнительных затрат на обучение и мотивацию сотрудников.
Перечисленные проблемы должны своевременно отслеживаться руководителем проекта, а также его участниками. Если один или несколько из них проявляются в процессе реализации, следует оперативно проанализировать текущую ситуацию, выявить причины и предпринять корректирующие действия. Чем раньше будет выявлена проблема, тем легче будет её устранить или хотя бы уменьшить ее последствия.
Руководитель должен уметь вовремя распознать ранние признаки, свидетельствующие о возникновении проблем, чтобы своевременно принять необходимые меры для исправления ситуации. Ниже представлены типовые симптомы, которые ясно сигнализируют о том, что проект испытывает сложности:
Рис. 1. Симптомы проблемных ИТ-проектов
Знание и понимание этих симптомов позволяют руководителю ИТ-проекта вовремя выявить потенциальные риски и предпринять меры по их устранению, тем самым повысив шансы на успешное завершение проекта.
Рекомендации по предотвращению проблем (и/или уменьшению их последствий):
- Четко формулировать цели и требования проекта, согласовывать их с заказчиком и фиксировать документально;
- Обеспечить реальную поддержку проекта со стороны высшего руководства;
- Проводить тщательное планирование с резервами времени и денег на возможные изменения и проблемы;
- Сформулировать основные риски проекта и составить план их минимизации;
- Создать эффективную систему коммуникаций и регулярно проводить встречи проектной команды;
- Подбирать команду с необходимым уровнем компетенций, проводить своевременное обучение;
- Проверять совместимость внедряемых решений на ранних стадиях проекта;
- Активно вовлекать конечных пользователей в процесс реализации проекта (начиная с разработки Технического Задания) и проводить регулярное обучение.
Помощь в разработке ИТ-стратегии и стратегии цифровой трансформации
а) Малые компании
б) Средние компании
- корпоративное обучение по ИТ-стратегии и стратегии цифровой трансформации
- совместная с консультантами разработка ИТ-стратегии
в) Крупные компании
- Консалтинг
- Аудит
- Поддержка ИТ-стратегии
Консультация для ИТ-менеджеров и руководителей компаний