Оптимизация затрат на ИТ: почему это важно?
Как правило, гендиректора оценивают, велики или малы затраты на ИТ в их компаниях, анализируя следующие три показателя:
- % затрат на ИТ от оборота компании;
- % сотрудников, работающих в ИТ-службе, от общего числа сотрудников;
- Расходы на одного пользователя ИТ, в тысячах рублей в год.
Результаты опросов российских гендиректоров, как оптимизировать затраты на ИТ (как их уменьшить, так и увеличить), приведены на рисунке:
Более подробно типовые требования российских гендиректоров к ИТ рассмотрены в книге А. Михайлова «ИТ-стратегия для гендиректора«.
Разработка ИТ-стратегии оптимизации затрат на ИТ уместна:
- для крупных и средних компаний для всех отраслей
- если надо сократить затраты на ИТ
- если надо разработать и согласовать с бизнесом бюджет по ИТ на 1 год и более.
Когда разработка ИТ-стратегии оптимизации затрат на ИТ не нужна: для небольших компаний, которые мало зависят от ИТ (т.е. спокойно могут работать без компьютеров и день и два).
Ожидаемые выгоды для бизнеса и ИТ от разработки ИТ-стратегии оптимизации затрат на ИТ
- оптимизация затрат на ИТ.
Кому лучше разрабатывать ИТ-стратегию оптимизации затрат на ИТ: оптимальна совместная разработка консультантами и ИТ-директором, с участием других ИТ-менеджеров и гендиректора (или куратора ИТ, в больших компаниях это не всегда гендиректор).
Улучшаемые элементы ИТ: инфраструктура ИТ, а так же, частично, и все остальные элементы.
Результаты опросов гендиректоров показывают типовые проблемы и их решения в области оптимизации затрат на ИТ (см. Табл. 1):
| Типовые проблемы | Типовые решения (проекты) |
| 1. ИТ обходится достаточно дорого 2. ИТ-руководитель может потребовать денег (и больших) в любой момент, угрожая, что без этого все рухнет 3. ИТ – «черная дыра», деньги и людские затраты велики и непрогнозируемы 4. Нехватка квалифицированного персонала по ИТ может привести к неверному выбору информационных систем и технических средств, а также к перебоям в их работе 5. Отсутствие человеческих и финансовых ресурсов на новые проекты может привести к неуспеху внедрения | — Аутсорсинг ИТ — Централизация ИТ — Каталог ИТ-сервисов, SLA — ИТ-стратегия а также: — Виртуализация серверов — Автоматизация службы поддержки ИТ — Облачные вычисления — Улучшение управления проектами по ИТ |
В Табл. 2 приведены оценки, насколько типовые проекты по ИТ, могут оптимизировать затраты на ИТ (как их понизить, так и повысить, если это будет целесообразно для компании в целом):
| Типовые для российских предприятий проекты по ИТ | % от оборота компании | % сотрудников, работающих в ИТ-службе | Расходы на одного пользователя ИТ | Итого |
| Автоматизация направлений бизнеса | ||||
| Автоматизация продаж (внедрение CRM) | ||||
| «Продающий сайт» | ||||
| Автоматизация производства (ERP) | — | -1 | ||
| Автоматизация документооборота | ||||
| Внедрение BI | —— | -2 | ||
| Автоматизации управления поставками (SCM) | ||||
| Инфраструктура ИТ | ||||
| ЦОД: создание | — | — | ? | -3? |
| ЦОД: аренда | ++ | + | + | 4 |
| Сети: резервные каналы связи до всех филиалов | — | — | -2? | |
| «Облачные вычисления» | ++ | + | ++ | 5 |
| Управления ИТ | ||||
| ИТ-стратегия | + | + | + | 3 |
| Каталог ИТ-сервисов и SLA | + | + | ++ | 4 |
| Автоматизация службы поддержки ИТ | + | + | ++ | 4 |
Обозначения: «+++»: высокое положительное влияние;
«++» и «+»: среднее и небольшое положительное влияние;
«— —» и «—»: среднее и небольшое негативно влияние;
«?»: не ясно какое будет влияние.
Итого, вот наиболее потенциально уместные проекты по оптимизации затрат на ИТ:
- аренда ЦОД;
- «облачные вычисления»;
- каталог ИТ-сервисов и SLA;
- автоматизация службы поддержки ИТ.
ИТ-стратегия оптимизации затрат на ИТ является одной из типовых тематик (вариантов содержания) ИТ-стратегии. Все рассмотренные на этом сайте тематики ИТ-стратегий представлены на странице «Типовые тематики содержания ИТ-стратегий».
Структура ИТ-стратегии оптимизации затрат на ИТ
Тема поддержки повышения доходов бизнеса, а также разработки ИТ-стратегии поддержки повышения доходов бизнеса, рассмотрена в книге Александра Михайлова «ИТ-стратегия для гендиректора: как руководителю компании увеличить выгоды от ИТ, снизить риски ИТ, оптимизировать затраты, улучшить контроль ИТ»:
Глава 1. Как ИТ выглядят со стороны бизнеса. Типовые российские подходы к улучшению ИТ
Глава 2. ИТ-стратегия: что это такое, выгоды от нее, нужна ли она вашей компании?
Глава 3. Типовые варианты разработки ИТ-стратегий: от 15 слайдов до 300 страниц. Что уместно для вашей компании.
Глава 4. Методики разработки ИТ-стратегий: что выбрать для вашей компании, кому целесообразно разрабатывать и поддерживать ИТ-стратегию?
Глава 5. Как гендиректору выжать из ИТ все и еще немного?
Глава 6. Идеальное развитие ИТ: алгоритм его планирования для вашей компании
В ИТ-стратегии оптимизации затрат на ИТ целесообразно рассмотреть все разделы ИТ-стратегии, ну или хотя бы разделы, выделенные в таблице:
| Разделы | Входит в ИТ-стратегию |
| 1. Требования бизнеса к ИТ | |
| 1.1. Цели бизнеса и основные проекты | |
| 1.2. Требования бизнеса к ИТ | +- |
| 1.3. Этапы развития ИТ | |
| 2. Текущее состояние ИТ | |
| 2.1. Автоматизация бизнес-процессов | |
| 2.2. Потоки данных, базы данных | |
| 2.3. Информационные системы (ИТ-сервисы) | +- |
| 2.4. Инфраструктура ИТ | +- |
| 2.5. Управление ИТ (ИТ-служба) | +- |
| 2.6. ИБ | |
| 3. Требуемое состояние ИТ | |
| 3.1. Видение, миссия, цели ИТ | |
| 3.2. Приоритеты информатизации бизнес-процессов | |
| 3.3. Информационные системы | +- |
| 3.4. Инфраструктура ИТ | +- |
| 3.5. Управление ИТ | +- |
| 3.6. ИБ | |
| 4. Портфель проектов по ИТ | |
| 4.1. Информационные системы | +- |
| 4.2. Инфраструктура ИТ | +- |
| 4.3. Управление ИТ | +- |
| 4.4. ИБ | |
| 4.5. Сравнение проектов | √ |
| 5. Сценарии развития ИТ | |
| 6. Планы на 1 и 2-3 года. Бюджет ИТ | +- |
| 7. Контроль и пересмотр ИТ-стратегии |
Обозначения: «√»: входит в вариант; «+-»: частично входит
Разработка ИТ-стратегии оптимизации затрат на ИТ
Опыт нескольких сотен российских компаний позволил выявить двенадцать основных (и много-много прочих) ошибок при разработке ИТ-стратегий.
Есть множество подходов к планированию проектов по ИТ-стратегиям, большинство из которых не ведут к успеху. Есть немного, например, три подхода к успешной разработке уместной для вашей компании ИТ-стратегии.
Эта тема рассмотрена в статье Александра Михайлова «12 основных ошибок при разработке ИТ-стратегии. Типовые варианты разработки ИТ-стратегии».
ИТ-стратегию оптимизации затрат на ИТ лучше разработать совместно с консультантами как второй этап работ после разработки основы ИТ-стратегии и проведению хотя бы небольшого аудита ИТ:
Более подробно тема полной ИТ-стратегии рассматривается здесь.
Помощь в разработке ИТ-стратегии и/или стратегии цифровой трансформации бизнеса
а) Книги А. Михайлова
б) Обучение с разработкой основы стратегии
- корпоративное по ИТ-стратегии и стратегии цифровой трансформации
- в группе ИТ-директоров (для малых компаний)
в) Консалтинг
- Консалтинг
- Аудит
- Поддержка ИТ-стратегии
Консультация по ИТ-стратегии и стратегии цифровой трансформации и помощь в выборе вариантов их разработки