Краткое описание методики разработки портфеля проектов по ИТ
Методика «Портфель проектов» включает в себя:
- разработку (оптимизацию) плана проектов по ИТ на 1-3 года (в соответствии с требованиями бизнеса к ИТ), бюджета ИТ, оптимизации параметров проектов (выгоды, затраты, риски)
- постановку портфельного управления проектами по ИТ.
Разработка (улучшение) портфеля проектов по ИТ уместна, если:
- Надо улучшить планирование проектов на год вперед и/или управление всеми проектами.
Когда разработка портфеля проектов по ИТ не нужна: если и бизнес и ИТ не знают, что будет через неделю.
Ожидаемые выгоды для бизнеса и ИТ от разработки портфеля проектов по ИТ: методика «Портфель проектов по ИТ» позволяет частично увеличить выгоды бизнеса от использования ИТ, оптимизировать затраты на ИТ и улучшить управление ИТ.
Размеры компаний, для которых уместна эта методика: методика «Портфель проектов по ИТ», конечно, уместна для компаний всех размеров, но наибольший эффект она может дать для средних и крупных компаний. Положительный эффект будет и для небольших компаний, если гендиректор и руководитель ИТ поймут целесообразность этих работ.
Кому лучше использовать методику «Портфель проектов по ИТ»: конечно, во внедрении портфельного управления проектами по ИТ, надо участвовать и ИТ-директору и бизнес-руководству. Однако, видится целесообразным участие экспертов, которые уже делали подобные проекты для компаний вашей отрасли и размера. Очень желательной видится и поддержка всех работ в течении минимум года, так как управление портфелем проектов существенно сложнее (особенно организационно), чем управление одним проектом.
Разделы ИТ-стратегии, в которых может быть использована методика «Портфель проектов по ИТ»:
- «План проектов по ИТ».
Варианты ИТ-стратегий, в которых используется методика «Портфель проектов по ИТ»: в полном объеме методика разработка портфеля проектов по ИТ чаще применяется в крупных проектах по разработке ИТ-стратегий на несколько сотен страниц. В существенной мере это связано с тем, что потенциальные проекты для их структурирования в портфель проектов надо откуда то получить, а при разработке ИТ-стратегий списки возможных проектов как раз и получаются.
Большие затраты времени нужны на проработку большого числа возможных проектов по ИТ (50-100 потенциальных проектов для средних компаний) и формирование из всех проектов портфеля проектов.
Но и за несколько дней можно использовать часть методики «Портфель проектов по ИТ» для быстрого сравнения возможных проектов по ИТ.
| Варианты ИТ-стратегий | Используется ли методика | Что конкретно |
| Основа ИТ-стратегии | + — | сравнение и выбор лучших проектов по ИТ |
| «Средняя» ИТ-стратегия | ? | выбор проектов разработки планов на 1 и 2-3 года |
| «Подробная» ИТ-стратегия | ? | то же и рассмотрение вариантов развития ИТ, разработка портфеля проектов |
Обозначения: «?»: входит в вариант; «+-»: частично входит
Улучшаемые элементы ИТ:
- план проектов по ИТ
- бюджет ИТ,
- а также частично цели ИТ (в портфеле проектов проекты связываются с целями ИТ и возможна корректировка целей ИТ).
Отрасли, для которых уместна эта методика: методика «Портфель проектов по ИТ» применима для компаний всех отраслей, в первую очередь, для производственных и сервисных компаний. Хотя, теоретически, госуправление тоже должно улучшать управление проектами.
Ресурсы, требуемые на разработку портфеля проектов по ИТ: ресурсы сильно зависят от размеров компаний, для средних по размеру компаний их можно оценить в 20-40 человеко-дней работ, а то и более.
Основные этапы разработки портфеля проектов по ИТ:
- Сбор описаний возможных проектов;
- Сравнение и выбор проектов;
- Выполнение портфеля проектов;
- Контроль и корректировка портфеля проектов.
Подходы к разработке портфеля проектов по ИТ
Методика «Портфель проектов по ИТ» (как и еще ряд методик улучшения управления ИТ), разработана Александром Михайловым на базе методик стратегического планирования ИТ и бизнеса, практическом опыте консалтинга и обучения, ряде публикаций по ИТ-стратегиям и улучшению управления ИТ.
см. также более подробное описание.
Методики улучшения управления ИТ, согласования ИТ и бизнеса, разработки ИТ-стратегий, а также элементы ИТ, которые надо учитывать при планировании развития ИТ на 1-3 года рассмотрены в книге Александра Михайлова «ИТ стратегия: лучшие международные и российские практики», 450 страниц:
Вот место методики «Портфель проектов по ИТ» среди других методик, предложенных А. Михайловым:
Управлением проектами занимаются в большинстве ИТ-службы. В России есть тысячи «проджект-менеджеров», которые, казалось бы, только и должны управлять проектами. Есть и книги по управлению проектами (каждым из них по отдельности). Одну из таких книг написал я в 2001 году [Михайлов А. Проектирование информационных систем в Internet. Руководство для менеджера., 116 с.], тогда эта тема была нова. Сейчас большинство ИТ-служб может управлять конкретными проектами, но не всеми ими сразу. Практически у всех предприятий, которые я видел, управление портфелем проектов можно существенно улучшить.
Пример 1: ИТ-стратегия в шкафу
В одной крупной компании внешние консультанты разработали подробную ИТ-стратегию на несколько сотен страниц. Уже через несколько месяцев после ухода консультантов ИТ-директор понял, что своими силами обновлять эту стратегию нереально, хотя бизнес ждет от него именно этого.
После этого ИТ-директор взял план проектов на год (что занимало всего пару страниц текста), и начал править его в отрыве от двухсот страниц ИТ-стратегии, где обосновывался выбор проектов, каким приоритетам бизнеса они соответствуют, какие бизнес-процессы надо автоматизировать и т.д. и т.п.
Теперь ИТ-директор говорит, что его пара страниц с названиями проектов соответствуют ИТ-стратегии, которая стоит в шкафчике. Ключевой фактор успеха такого подхода — чтобы в этот шкафчик никто не заглядывал.
Пример 2: Государственные программы информатизации – это стратегии?
Я когда-то участвовал в разработке и выполнении государственных программ информатизации. Государственные программы, которые я видел тогда и потом, на ? содержали описание ряда задач, для каждой из которых указаны объемы работ и источники финансирования.
К сожалению, я пока ни разу не видел какого-либо существенного обоснования, почему именно эти задачи надо выполнить. Люди, которые разрабатывают и согласовывают государственные программы, как правило, являются чиновниками разных министерств. Квалификация этих чиновников может быть совсем невелика, а за государство в целом они не думают, им бы «свою задницу прикрыть».
Также в государственных программах пытаются участвовать как государственные, так и частные компании. Они делегируют на лоббирование своих интересов самых энергичных, умных и беспринципных сотрудников. Однако интересы компаний и их представителей, скорее всего, узкокорыстны. Про благо всех людей и России в целом они, возможно, и вспоминают, но скорее для того, чтобы под этот лозунг какие-нибудь свои услуги продать.
Общего и позитивного в рассмотренных во врезке ситуаций только огромный потенциал улучшения, минимум процентов 20 от всех расходов на проекты. Думаю, здесь могли бы помочь и методы стратегического планирования, и методики разработки планов проектов на несколько лет. Что собственно и рассматривается в этой главе.
В качестве источников информации по разработке плана проектов по ИТ на 1 год и более, а также бюджету ИТ можно предложить отнюдь не изучение методов управления проектами и MS Project, а другие подходы:
- Методики и книги по портфельному управлению проектами;
- Лучшие практики по ИТ-бюджетам (Gartner, Meta Group, Союз ИТ-директоров России).
Статьи по этой теме:
- Михайлов А. Проектирование информационных систем в Internet. Руководство для менеджера. М.: «Информ-Знание», 2000, 116 с.
Ссылки на более подробную информацию на этом сайте по методике «Портфель проектов по ИТ»
Варианты развития ИТ: а вы их рассматриваете?
Помощь в разработке ИТ-стратегии и стратегии цифровой трансформации
а) Малые компании
б) Средние компании
- корпоративное обучение по ИТ-стратегии и стратегии цифровой трансформации
- совместная с консультантами разработка ИТ-стратегии
в) Крупные компании
- Консалтинг
- Аудит
- Поддержка ИТ-стратегии
Консультация для ИТ-менеджеров и руководителей компаний